Mnogi IT projekti ne uspejo zaradi neustreznega načrtovanja, nejasnega obsega in slabega upravljanja z zahtevami strank. Neuspeh projekta vodi v zapravljene naložbe, presežne stroške in izgubljene prihodke. Kako se lahko temu izognemo?

Oglejmo si upravljanje z zahtevami. Obstajajo različni razlogi, zaradi katerih bi bile zahteve lahko netočne: so npr. nepopolne, subjektivne, preveč nedoločne, prepuščajo preveč prostora za tolmačenje, niso pravilno izražene itd.

Ko ste v položaju, da se morate odločati glede teh zahtev, imate lahko na primer kot lastnik izdelka, vodja ali oblikovalec uporabniške izkušnje dve možnosti: bodisi da jih sprejmete take kot so, ali pa jih poskušate dodatno razjasniti. Na tej točki se jih veliko odloči za prvo možnost, saj je hitrejša in manj zahtevna. Ni vam treba čakati na nekoga drugega, se pogovoriti in še roke boste spoštovali (za zdaj). Na podlagi teh zahtev bo izdelek razvit v določenem roku. Malo pred uradnim zagonom pa bo predstavljen zainteresiranim stranem in/ali preizkušen pri uporabnikih. In potem sledi velik udarec: uporabniki se ne strinjajo s to rešitvijo, zainteresirane strani se pritožujejo nad izvajanjem itd. Zdaj imamo situacijo, v kateri so stroški eksplodirali, datum zagona pa se mora odložiti.

Ko se odločite za drugo možnost, se možnosti za dodatne zahteve in spremembe znatno zmanjšajo. Čeprav ta začetni korak zahteva več časa in je zahtevnješi, boste naslednje korake opravili hitreje. Moja izkušnja je tudi ta, da se stvari hitreje razjasnijo in da se lahko o nečem hitreje strinjaš, v primeru, da so vizualizirane. Ko nekaj vidite in doživite njeno obnašanje, lahko takoj ugotovite, ali vam je všeč in če deluje. Eno izmed mojih najljubših orodij za prikaz, kako bi bilo mogoče izvesti interakcijsko obnašanje posamezne funkcije, je Axure. Axure (ni potrebnih predhodnih programerskih znanj) je močno orodje za izdelavo prototipov, ki vam omogoča hitro predstavitev idejnih zamisli, od preprostih struktur spletnih strani in položaja elementov do pridobivanja podatkov iz mini podatkovnih baz, vključno z sortiranjem in filtriranjem. Z orodjem Axure lahko pretvorite (slabo opredeljeno) zahtevo v interaktivni osnutek oz. model in jo nato uporabite za razpravo o pravilnosti, obnašanju in funcionalnostih. S tem boste bolje razumeli zahteve in si lahko že v zgodnjem življenjskem ciklusu zasnove pridobili konsolidirano mnenje deležnikov. 

To je le en vidik uporabe orodja Axure. Lahko se uporablja tudi za uporabniško testiranje, zbiranje povratnih informacij, prikazovanje odzivnega vedenja itd.