Kdo naj sodeluje in kakšna znanja potrebujemo v postopku priprave projektne dokumentacije za pridobitev evropskih in drugih javnih in/ali zasebnih sredstev?

Izdelava prijavne dokumentacije, še posebno za centralizirane evropske programe ali tudi privatne investitorje je zahtevna, konkurenca pa izredno velika.

Da bi zagotovili kakovostno prijavno dokumentacijo si moramo vzeti dovolj časa za iskanje morebitnih konzorcialnih partnerjev in dogovore z njimi ter pripravo prijavne dokumentacije.

Ni naključje, da so pozivi k projektnim predlogom centraliziranih evropskih programov uradno objavljeni več mesecev pred rokom prijave ter da je plan pozivov predhodno znan celo eno leto ali več vnaprej. Posamezni nosilci, ki se potegujejo za večje projekte namreč pričnejo s pripravo prijavno-projektne dokumentacije in sestavo konzorcija še celo veliko prej pred uradno objavljenim pozivom.

DELOVNA SKUPINA, KONZORCIJSKI PARTNERJI, SVETOVALNI ODBOR, PODPORNIKI

Zelo je priporočljivo, da imenujete interdisciplinarno delovno skupino, ki bo sodelovala pri pripravi ter zagotovila formalne, finančne, strokovne, znanstvene in druge podlage za kakovostno prijavno dokumentacijo. Tudi v primeru, da za pripravo prijavne dokumentacije zadolžite zunanjega izvajalca, je potrebno tesno medsebojno sodelovanje med vami in zunanjim izvajalcem, med posamezniki znotraj vašega podjetja in sodelavci zunanjega izvajalca. Delitev vlog z zadolžitvami posameznikov v delovni skupini pa se določi v času imenovanja delovne skupine. K delovni skupini se povabijo tudi sodelavci konzorcialnih partnerjev (kadar so potrebni ali zahtevani), za katere pa je priporočljivo, da se izberejo ter priključijo k delovni skupini v fazi, ko so izhodišča projekta že definirana in ko vi kot nosilec že točno veste, kakšne partnerje potrebujete, v katerih državah, s kakšno vlogo in v kakšnem obsegu. Ne glede na to, da konzorcialne partnerje povabite k sodelovanju pri pripravi v kasnejši fazi je potreben korekten odnos do vseh konzorcialnih partnerjev, med drugim pravočasno povabilo k sodelovanju (vsaj en mesec pred rokom prijave, za ključne partnerje pa še prej), zato da imajo dovolj časa, da se spoznajo s projektnim predlogom in predlagano vlogo, da lahko še vedno vplivajo na posamezne elemente projektne dokumentacije, da se uskladite v vseh pomembnih elementih sodelovanja ter da lahko kakovostno pripravijo vse informacije in dokumente, ki se priložijo k prijavni dokumentaciji s strani posameznih konzorcialnih partnerjev. Nenazadnje, saj bi vi kot nosilec morali imeti interes, da se projektni rezultati razvoja in raziskav prenesejo tudi na trg, to pomeni po uradnem zaključku razvojnega ciklusa projekta. To bo v veliki meri odvisno od nadaljnjega sodelovanja konzorcialnih partnerjev tudi po zaključku projekta bodisi pri nadaljnjem razvoju v novih projektih in/ali pri trženju in prenosu raziskovalnega dela na trg iz naslova prvotnega skupnega projekta. Dobra, načrtna in strateška izbira konzorcialnih partnerjev, držav, iz katerih prihajajo ter njihovih vlog kot tudi korekten odnos do partnerjev v času priprave in izvedbe projekta je torej dobra investicija, ki se bo obrestovala lahko na različne načine tudi po zaključku prvotnega projekta.

Še posebno pri večjih, kompleksnejših, interdisciplinarnih in mednarodnih projektih je priporočljivo tudi imenovanje svetovalnega odbora. Le-ta naj bo premišljeno sestavljen iz zunanjih vplivnejših mednarodnih strokovnjakov in/ali direktorjev razpoznavnih podjetij, inštitutov ali drugih organizacij, ki z svojo prisotnostjo v svetovalnem odboru dajo projektu strokovno veljavo in razpoznavnost v mednarodnem obsegu, hkrati pa morda lahko tudi pomagajo odpreti vrata do strateških partnerjev in investitorjev ali pa na druge načine pomagajo pri vstopu na tuje trge.

Prijavitelji skušajo pomen svojega projekta predstaviti tudi na druge načine, kot npr. s priloženimi pismi podpore potencialnih bodočih uporabnikov ali predstavnikov skupin uporabnikov (npr. gospodarskih zbornic, nevladnih organizacij in drugih podpornikov glede na ciljne skupine, definirane v projektu) ali pa tudi s pismi o nameri, ki so, na primer, lahko vezana na pripravljenost sodelovanja pri pilotskem testiranju projektnih rezultatov oz. rešitev.

POTREBNA ZNANJA V PROCESU PRIPRAVE PRIJAVNE DOKUMENTACIJE

V nadaljevanju je predstavljen nabor sodelavcev oz. znanj, ki so potrebna v manjšem ali večjem obsegu pri pripravi prijavno-projektne dokumentacije:

• vodstvo prijavitelja – vodstvo nosilca projekta oz. organizacije za definiranje oz. usklajevanje s strateškimi usmeritvami organizacije ter za formalizacijo odnosov med partnerji; v tej fazi je tudi priporočljiva vključitev zunanjega strateškega svetovalca in/ali svetovalca za razvoj novih poslovnih modelov, še posebej v primeru, če prijavitelj znotraj svoje organizacije tega znanja in vpogleda v globalne trende nima;
• projektni vodja in/ali vodja skupine za pripravo prijavne dokumentacije, koordinacijo članov delovne skupine in povezovanje posameznih elementov prijave v celoto v skladu z zahtevami posameznega evropskega programa in/ali drugega finančnega vira;
• specialisti iz strokovnega področja projekta, ki obravnavajo znanstveno-raziskovalne, vsebinske, tehnično-tehnološke in poslovno-komercialne vidike;
• pravni in patentni svetovalec(ci), ki se vključujejo v pripravo pogodb (oz. vsaj osnutkov) ali pri definiranju razmerij v povezavi z

1. 1. memorandumom o soglasju za obdobje pred uradnim začetkom projekta;
   2. konzorcialno pogodbo in pogodbami z morebitnimi podizvajalci za obdobje trajanja projekta;
   3. pismi o nameri;
   4. intelektualno lastnino, kot so patenti, licence in z njimi povezane licenčne pogodbe, blagovne znamke itd.
   5. pogodbami o poslovnem sodelovanju ali pismi o nameri s konzorcijskimi partnerji in/ali drugimi možnimi strateškimi partnerji tudi za obdobje po uradnem zaključku projekta;
   6. idr.

Na splošno je priporočljivo, da se vsa zgoraj navedena pravna področja opredelijo še pred uradno oddajo vloge za projekt vsaj v osnutkih ali pismih o nameri.

• finančni svetovalec(ci) in/ali računovodstvo za finančni del prijavne dokumentacije, kar je še posebej pomembno v primeru iskanja privatnih investitorjev;
• marketinški in prodajni svetovalec(ci) za tržno raziskavo, iz katere bi morala biti razvidna komercialna upravičenost projekta, ter za opredelitev marketinške strategije in/ali strategije komercializacije, ki vljučuje poslovni model, ciljne skupine, prodajne kanale, politiko cen ipd.;
• strokovnjak(i) za komuniciranje in/ali odnose z javnostjo za pripravo komunikacijske strategije;
• strokovnjak(i) za vodenje kakovosti – skoraj obvezno pri večjih projektih za namene ugotavljanja možnih projektnih tveganj, opredelitve merjenja kazalnikov uspešnosti in drugih meril kakovosti ter s tem zagotavljanja kakovosti izvajanja projekta, vključno s kakovostjo vmesnih in končnih rezultatov projekta;
• strokovnjak(i) za standarde so potrebni predvsem pri tehnično-tehnološko naravnanih projektih, kjer se pričakuje razvoj rešitev v skladu z uveljavljenimi mednarodnimi standardi ali doprinos k razvoju oz. izboljšanju obstoječih standardov ali pa celo predlog novih standardov;
• nevtralni bralci, ki so najboljši kritiki projektne dokumentacije pred njeno končno finalizacijo;
• prevajalec in/ali lektor;
• grafični in/ali video oblikovalec za izdelavo logotipa projekta, izdelavo tekstovnih, grafičnih in slikovnih predstavitev, hitrih PowerPoint in/ali video predstavitev za potrebe predstavitve projekta investitorjem ipd.;
• IT strokovnjak za podporo procesu spletnega skupinskega sodelovanja, izdelavo projektne spletne strani, ipd.;
• administrativna podpora.

Odvisno od razvojne stopnje projektne ideje in višine zaprošenih/iskanih sredstev so zgoraj navedena področja znanja v pripravljalni ekipi bolj ali manj pomembna.

Odvisno od posameznega programa, višine zaprošenih/iskanih sredstev in/ali finančnega vira (lahko tudi izven okvira evropskih programov) pa je dodatno v posamezni fazi priprave oz. še pred podpisom pogodbe o pridobitvi sredstev lahko potrebna tudi relacija do banke (potrjeni podatki o bančnem računu, morebitna bančna garancija, ipd.), zavarovalnice, revizorske hiše, bonitetne hiše, ipd.

Iz vsega navedenega je razvidno, da ima že pripravljalna faza projekta zelo zapleteno strukturo sodelujočih, ki morajo v procesu priprave sodelovati. Zato ni odveč priporočilo, da nosilec oz. prijavitelj v primeru večjega projekta organizira projektno pisarno (v kolikor jo še nima) z ustrezno usposobljenimi kadri za vodenje projektov ter z ustreznimi orodji za skupinsko in projektno delo, orodji za vizualizacijo ipd. Delno seveda lahko to funkcijo prevzame zunanji izvajalec (še posebno v fazi priprave projekta), v izvedbeni fazi pa si morda vodenje projekta deli z nosilcem, vendar bo nosilec projekta kljub vsemu moral prevzeti vsaj del aktivne vloge, saj bo sicer težko zagotavljal suverenost v relaciji do konzorcialnih partnerjev in bodočih uporabnikov rezultatov projekta.

Enotnega recepta za uspeh seveda ni. Veliko je odvisno od programa financiranja, kompleksnosti in zahtevnosti projektne zamisli in strategije vodilnega partnerja, od sposobnosti in zmogljivosti vodilnega partnerja in/ali celotnega konzorcija ter od drugih dejavnikov. Toda, zgoraj opisana priporočila so prenosljiva na vse razvojne projekte, za katere morda iščete evropska in/ali privatna finančna sredstva.